ในบทความครั้งที่แล้ว เราได้เรียนรู้เทคนิควิธีการจัดประชุมให้ได้ประสิทธิภาพในฐานะผู้จัดประชุม ซึ่งเริ่มตั้งแต่ขั้นตอนเตรียมก่อนการประชุม ระหว่างการประชุม จนกระทั่งจบการประชุม ได้เห็นภาพรวมการจัดประชุมอย่างไรให้บรรลุวัตถุประสงค์การประชุมในระยะเวลาที่กระชับ ไม่เยิ่นเย้อ หรือทำให้เราไม่รู้สึกว่าเสียเวลาในการประชุม นอกจากนี้เรายังได้เห็นตัวอย่าง วาระการประชุมและรายงานการประชุมพร้อมทั้งแผนติดตามงาน ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญขั้นพื้นฐานที่เราจะต้องจัดการให้เรียบร้อยเพื่อให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่เรามักเผชิญปัญหาอยู่เป็นประจำในระหว่างการประชุมนั้นคือ ทำอย่างไร จึงจะให้ผู้เข้าร่วมประชุมช่วยกันแสดงความคิดและมีบรรยากาศที่เอื้อต่อการประชุม ผู้จัดการประชุมในฐานะที่เป็นเจ้าภาพเชิญผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจึงมีบทบาทสำคัญที่จะนำการประชุมให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ตั้งไว้ บทบาทผู้จัดการประชุม สามารถสวมได้หลายบทบาทที่สำคัญๆ 5 บทบาท คือ 
- ประธาน (Leader) อาจจะเป็นหรือไม่ได้เป็นผู้ดำเนินประชุมก็ได้ เพียงแต่จะต้องสวมบทบาทแจ้งในที่ประชุมเรื่องวัตถุประสงค์ อุปสรรค และขอบเขตอำนาจที่มีอยู่ แต่ประธานจะต้องเป็นคนที่ติดตามผลการประชุม นอกจากนี้ประธานอาจมีบทบาทเสริม ในกรณีที่การประชุมเกิดข้อติดขัดหรือในสถานการณ์ที่ประธานควรช่วยกำกับให้การประชุมดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
- ผู้ดูแลรักษาประตู (Gatekeeper) คอยดูแลให้การประชุมดำเนินไปตามวาระ นอกจากนี้ยังคอยเตือนให้ที่ประชุมไม่ออกนอกประเด็น หากมีสมาชิกในที่ประชุมเริ่มโต้แย้งออกนอกประเด็น พร้อมทั้งพยายามหาทางเปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูดเสนอความคิดเห็น
- ผู้กำกับ (Devils advocate) คอยดูแลและคานมติที่ประชุมที่กลั่นกรองออกมาโดยไม่มีข้อมูลเพียงพอ หากประธานเห็นว่ามตินั้นรีบสรุปออกมาโดยที่ยังไม่ได้พิจารณาละเอียด ก็ควรถามที่ประชุมว่ามีข้อคิดเห็น ข้อมูลหรือข้อเสนอแนะใดเพิ่มเติมหรือไม่ หากเห็นว่าข้อมูลยังไม่เพียงพอ อาจขอให้ไปหาข้อมูลเพิ่มเติมหรือเชิญผู้เชี่ยวชาญเข้าร่วมประชุมพิจารณาอีกครั้ง
- ผู้สรุปมติที่ประชุม (Consensus builder) คอยจับประเด็นและเน้นย้ำสรุปถึงข้อตกลงในที่ประชุม เพื่อย้ำเตือนให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน
- ผู้ให้กำลังใจ (Cheerleader) คอยชื่นชมและให้กำลังใจแก่สมาชิกในที่ประชุม โดยอาจใช้คำพูดชมเชยสมาชิกท่านอื่น ๆ ที่เสนอความคิดเห็นว่าเป็นความคิดที่ดี จะช่วยกระตุ้นบรรยากาศทำให้สมาชิกอื่น ๆ กล้าแสดงความคิดเห็นกันมากขึ้น เนื่องจากสมาชิกทุกคนจะรู้สึกว่ามีคนรับฟังความคิดเห็นของตน ซึ่งเป็นวิธีการช่วยสร้างสรรค์บรรยากาศการประชุมในทางบวกเป็นอย่างยิ่ง
- ตัวตลก (Joker) คอยดูแลไม่ให้บรรยากาศในที่ประชุมเครียดเกินไป ในบรรยากาศที่ตึงเครียดทำให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนนิ่งเงียบ ประธานอาจใช้คำพูดมุขเด็ดๆ ให้ทุกคนได้หัวเราะผ่อนคลาย ก็จะทำให้บรรยากาศในที่ประชุมดูเป็นมิตรและสร้างสรรค์ความคิดต่างๆขึ้นมาได้มากมาย
- ผู้อำนวยความสะดวก (facilitator) เป็นผู้คอยดูแลให้กลุ่มดำเนินไปตามขั้นตอนการประชุม เช่น ในช่วงพิจารณาวาระ ก็เป็นผู้คอยกระตุ้นให้กลุ่มแสดงความคิดเห็น ในช่วงลงมติ ก็จะเป็นผู้ดำเนินให้กลุ่มลงมติจะยกมือโหวต หรือลงคะแนนตามที่ได้ตกลงกันไว้
- ผู้จดรายงานการประชุม (Scribe) เป็นผู้คอยจดประเด็น ความคิดเห็นและมติที่สำคัญๆ ของที่ประชุม ทำรายงานการประชุมคร่าว ๆ
- ผู้สนับสนุน (Contributor) เป็นผู้ร่วมประชุมสนับสนุนเสนอความคิดและคอยดูแลให้การประชุมดำเนินไปตามวาระ ไม่ออกนอกประเด็น
- ผู้เชี่ยวชาญ (Expert) เป็นผู้คอยให้ข้อแนะนำหรือความรู้ในประเด็นที่ตนเองมีความเชี่ยวชาญตามที่ถูกร้องขอ แต่ถ้าหากตนเองไม่ได้เป็นสมาชิกของทีมงาน ผู้เชี่ยวชาญก็อาจไม่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุมในวาระอื่นๆ ตัวอย่าง เช่น การประชุมป้องกันการถูกล้วงข้อมูลของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ผู้เชี่ยวชาญระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์อาจถูกร้องขอจากทีมบริหารวางแผนงบประมาณให้เป็นเจ้าภาพจัดประชุมพิจารณางบประมาณเลือกซื้อระบบการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล สำหรับในวาระที่ต้องขอข้อมูลในเรื่องระบบเดิมที่มีอยู่ ผู้เชี่ยวชาญระบบอาจเข้าร่วมประชุมเพื่อให้ข้อมูล สำหรับในวาระอื่น เช่น วาระพิจารณางบประมาณ เนื่องจากผู้เชี่ยวชาญไม่ได้อยู่ในทีมบริหารงบประมาณ ก็ไม่จำเป็นต้องร่วมฟังในที่ประชุม
จากบทบาททั้งหมดที่กล่าวมาล้วนมีส่วนช่วยให้การดำเนินประชุมเป็นไปด้วยดี หากทุกคนให้ความร่วมมือและช่วยกันเสนอความคิด อย่างไรก็ตาม การประชุมเป็นทักษะที่ต้องสัมพันธ์กับผู้คน เราไม่สามารถคาดเดาได้ว่าทุกอย่างจะราบรื่นเหมือนกับการผสมสารเคมีในห้องทดลอง ว่าเมื่อผสมสูตรในอัตรามาตรฐานเดียวกันเมื่อใด ย่อมได้ผลเหมือนกันทุกครั้ง ทว่าการประชุมนับเป็นศาสตร์และศิลป์ การจัดการประชุมทุกอย่างเตรียมพร้อมอุปกรณ์เอกสาร กำหนดการไว้ทั้งหมดแล้ว ซึ่งเป็นสิ่งที่เราควบคุมได้ ขาดเหลือแต่ผู้เข้าร่วมประชุมที่เราไม่สามารถคาดเดาได้ว่า จะเกิดอะไรขึ้นในห้องประชุม ดังนั้นทักษะการนำประชุมจึงนับว่าเป็นศิลปะเฉพาะตัวหากเมื่อเราต้องเผชิญปัญหาผู้เข้าร่วมประชุมเกิดการต่อต้านหรือมีพฤติกรรมบางอย่าง ก่อให้เกิดบรรยากาศที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการประชุม เราในฐานะผู้นำในที่ประชุมจะมีเทคนิคอย่างไรรับมือกับสถานการณ์ที่ทำลายบรรยากาศการประชุม พร้อมกันนั้นจะทำอย่างไรกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมสนใจและมีส่วนร่วมให้การดำเนินประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์ ช่วงบรรยากาศการดำเนินการประชุมเป็นช่วงสำคัญ ดังนั้นจึงจะมีข้อแนะนำในการดำเนินการจัดประชุมที่จะช่วยให้เราสามารถบริหารการประชุมให้ดำเนินไปตามที่เราตั้งไว้ ข้อแนะนำในการดำเนินการจัดประชุม - ควรเริ่มและจบการประชุมตรงเวลา หากเราเริ่มประชุมสายบ่อยครั้ง ก็จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม
ที่มาก่อนต้องมานั่งรอ ทำให้เขารู้สึกว่าต้องมาเสียเวลา จึงอาจทำให้เขาเรียนรู้ว่าถึงมาตรงเวลาก็ต้องมานั่งคอย ซึ่งเป็นการลงโทษทางอ้อมต่อตัวเขา เขาไม่อยากถูกลงโทษทางอ้อม มองเห็นว่าการมาสายก็เป็นการได้รางวัลคือ ไม่เกิดโทษอะไร จึงเกิดพฤติกรรมเลียนแบบมาสายบ้าง
สำหรับผู้ที่มาสายเป็นประจำ ก็จะเรียนรู้ว่า ถึงมาสายก็ไม่เป็นไร เพราะอย่างไรก็ต้องรอตน ดังนั้นเราจึงควรเริ่มประชุมให้ตรงเวลา เพื่อเป็นการฝึกวินัยให้ทุกคนรับผิดชอบในการมาประชุม หากเราเริ่มประชุมตรงเวลาทุกครั้ง ทุกคนก็จะต้องเริ่มเรียนรู้ว่า จะต้องเข้าประชุมให้ตรงเวลา
นอกจากนี้การเลิกประชุมที่เลยเวลานานเกินไป ก็จะทำให้ผู้ที่ต้องมีกิจธุระอื่นต่อ จะเริ่มไม่มีสมาธิ และไม่สนใจกับการประชุมอีกต่อไป ทำให้บรรยากาศการประชุมเริ่มไม่มีผู้สนใจ ดังนั้น เราจึงควรเคารพเวลาของผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน เลิกการประชุมให้ตรงเวลา เพื่อให้เขาเกิดความประทับใจและให้ความสำคัญกระตือรือร้นที่จะให้การประชุมบรรลุผล จะได้เลิกประชุมในเวลาที่กำหนด - ชี้แจงกล่าวนำวาระการประชุม วัตถุประสงค์และสิ่งที่ต้องการจากการประชุมอย่างกระชับ เพื่อให้ทุก
คนเข้าใจชัดเจนถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมและบทบาทของตนเองที่จะต้องให้ข้อคิดเห็นใดในการประชุม ในกรณีที่ไม่มีการเตรียมวาระการประชุมมาก่อน ให้แจ้งวาระการประชุมให้กับที่ประชุมในตอนนั้นทันที - แจ้งข้อตกลงกันภายในที่ประชุมว่าจะดำเนินการประชุมรูปแบบใด
- จะลงมติที่ประชุมแบบใด ยกมือโหวต ลงคะแนนลับ หรือ ประธานที่ประชุมชี้ขาด
- ตกลงที่จะใช้เวลาเท่าใดที่จะพิจารณาในปัญหานั้น ๆ ก่อนที่จะพิจารณาจริง
- บอกอุปสรรคของปัญหาที่มีอยู่ เช่น นโยบายองค์กร งบประมาณที่มีผลกระทบต่อทางเลือกการแก้ปัญหา
- ขอความร่วมมือให้ทุกคนช่วยกันเสนอความคิดเห็น
- เริ่มไล่ไปทีละวาระตามลำดับ ทว่าเราอาจสามารถพิจารณาข้ามลำดับของวาระไปมาได้ตาม
สถานการณ์ เช่น อาจดึงวาระที่สองที่เร่งด่วนกว่ามาพิจารณาเป็นวาระแรกก่อนก็ได้ - เริ่มจากประเด็นที่ง่ายต่อการพิจารณาก่อน ในบางครั้งการประชุมที่ต่อเนื่องยาวนาน เราอาจดึง
วาระหรือประเด็นที่ง่ายพิจารณาก่อนเป็นการอุ่นเครื่องก่อน ต่อจากนั้นจึงเริ่มพิจารณาวาระที่ซับซ้อนหรือต้องมีข้อถกเถียงมาก ไม่ควรหลีกเลี่ยงที่จะไม่พิจารณาประเด็นที่ซับซ้อนหากมันเป็นประเด็นที่สำคัญ
ในที่ประชุมบางแห่งอาจอยากหลีกเลี่ยงข้ามวาระที่ยุ่งยากมีข้อถกเถียงกันมาก เนื่องจากเกรงว่าจะเกิดข้อโต้แย้งในที่ประชุมมากเกินไป ควรพยายามเสนอวาระยากที่สุดในช่วงที่สมองทุกคนรู้สึกปลอดโปร่งและพร้อม - แบ่งวาระที่ซับซ้อนออกเป็นวาระย่อย ๆ เมื่อเห็นว่าวาระนั้นมีหลายประเด็นซ้อน
กันอยู่ ก็ให้แยกออกเป็นประเด็นย่อย ๆ ต่างหาก จะทำให้ที่ประชุมพิจารณาได้ง่าย - แยกประเด็นในแต่ละวาระให้ชัดเจน ประเด็นใดเป็นการให้ข้อมูล ประเด็นใดเป็นการขอความ
คิดเห็นเพื่อแก้ปัญหา หรือเป็นประเด็นเพื่อพิจารณาตัดสินใจ จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบในทิศทางเดียวกัน - พึงระวังมิให้บทบาทของตนเองเป็นผู้ผูกขาด พูดเพียงฝ่ายเดียว ควรเปิดโอกาสกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วม
ประชุมท่านอื่น ๆ พูดเสนอความคิดเห็นเป็นระยะ ๆ โดยอาจกระตุ้นให้สมาชิกทุกคนได้มีส่วนร่วมเสนอข้อคิดเห็น โดยเฉพาะควรกระตุ้นถามจากคนที่ไม่ค่อยพูดหรือขี้อาย แสดงกริยาพยักหน้าตอบรับฟังความคิดของบุคคลนั้น และชมความคิดของเขาว่าเป็นความคิดที่ดีและน่าสนใจ จะทำให้คนที่ไม่ค่อยพูดหรือขี้อาย มีความมั่นใจมากขึ้นในการเสนอข้อคิดเห็น - พยายามดูแลให้สมาชิกทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิด หากเห็นว่าสมาชิกบางท่านที่อาจพูดฟุ้ง
ไม่ยอมหยุด เข้าทำนอง "น้ำท่วมทุ่ง ผักบุ้งโหรงเหรง" ไม่เปิดโอกาสให้ผู้อื่นเสนอความคิดบ้าง เราควรดูแลจัดการกับสมาชิกท่านนั้น โดยรีบกล่าวแทรกว่าเป็นความคิดที่ดีและขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของเขาเสร็จแล้ว ต่อด้วยว่าอยากจะขอความคิดเห็นของคนต่อไป ๆ ในแง่มุมอื่น ๆ ข้อพึงระวังไม่ควรให้คนอื่นคนใดในที่ประชุมรู้สึกเสียหน้า มิฉะนั้น จะทำให้เขารู้สึกต่อต้านทันทีว่าไม่ยอมฟังความคิดเห็นของเขา - มีทัศนคติบวกในทุก ๆ ความเห็น จะทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกว่าตนเองมีส่วนร่วมและสำคัญต่อที่
ประชุม จะทำให้บรรยากาศการประชุมเป็นไปในทิศทางสร้างสรรค์ - คอยดูแลมิให้คำพูดของสมาชิกคนใดไปวิพากษ์วิจารณ์สมาชิกท่านอื่น ๆ หากเกิดสถานการณ์นี้ขึ้น มีข้อแนะนำรายละเอียดในหัวข้อ เทคนิคการจัดการกับสถานการณ์ต่าง ๆ ในที่ประชุม
- เน้นย้ำสิ่งที่ประชุมได้ตัดสินใจแล้ว เพื่อป้องกันมิให้ที่ประชุมวกกลับไปยังประเด็นที่ได้ตกลงกันแล้ว
เนื่องจากที่ประชุมอาจหลงประเด็น กลับไปรื้อฟื้นเรื่องที่ได้ลงมติกันไปแล้ว - จดข้อเสนอแนะและข้อคิดเห็นลงในกระดานหรือแผ่นพลิก (Flip Chart)
- จัดลำดับการเสนอข้อคิดเห็น ในกรณีที่มีผู้ต้องการยกมือเสนอข้อคิดเห็นพร้อม ๆ กันหลาย คน ให้
กล่าวและผายมือเชิญเรียงลำดับผู้เสนอ เช่น ครับ ขอให้พวกเราทุกคนฟังคุณศิริศักดิ์ก่อน แล้วตามด้วยคุณพิษณุและคุณวรินทร
เทคนิคการจัดการกับสถานการณ์ต่าง ๆ ในที่ประชุม - ผู้เข้าร่วมประชุมมาสาย
- หาสาเหตุว่าจะมีแรงจูงใจใดที่จะทำให้เขามาตรงเวลา
- มอบหมายให้เขารับผิดชอบในที่ประชุม เช่น มอบหมายให้เขารับผิดชอบเป็นผู้ดำเนินบางวาระการประชุม หรือมอบหมายให้เขาเป็นผู้จดบันทึกการประชุม ก็จะเป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้เขามาประชุมตรงเวลาเพื่อเตรียมตัว
- ถามเป็นการส่วนตัวถึงสาเหตุที่มาสายหลังจากเลิกประชุมแล้ว
- ผู้เข้าร่วมประชุมออกจากห้องประชุมก่อนเวลากำหนด
- หาสาเหตุว่าเหตุใดเขาจึงชอบออกจากห้องประชุมก่อนเวลาเลิกประชุมบ่อย ๆ
- ถามในที่ประชุมก่อนเริ่มประชุมว่า ทุกคนสามารถอยู่ได้จนถึงเวลาเลิกได้ไหม หากมีข้อขัดข้องให้ร่นเวลาประชุมให้สั้นลง
- ที่ประชุมเกิดภาวะติดขัดไม่ราบรื่นหรือเกิดความสับสน
- ถามในที่ประชุมว่ามีอะไรเกิดขึ้น เตือนในที่ประชุมว่าเรากำลังอยู่ในวาระใดและวัตถุประสงค์ที่ต้องการของวาระนี้คืออะไร
- พยายามหาทางช่วยเหลือให้ข้อมูล ในกรณีที่ประชุมขาดข้อมูลหรือไม่ชัดเจนในบทบาทที่ตัวเองต้องทำ
- ถามในที่ประชุมว่าจะมีประเด็นใดที่ต้องการเสนอเพิ่มหรือจะพิจารณาวาระอื่นถัดไปหรือไม่
- เสนอให้พักอริยาบถย่อยๆ ก่อนกลับมาเริ่มประชุมใหม่ หรือเสนอให้เลื่อนวาระนี้ไปพิจารณาท้ายสุดหรือพิจารณาใหม่ในการประชุมครั้งหน้า
- ที่ประชุมทุกคนตกอยู่ในความเงียบ
- ปล่อยให้เงียบสักครู่ หากเห็นว่าทุกคนกำลังใช้ความคิดอยู่
- ดูว่ามีอะไรผิดปกติเกิดขึ้นหรือไม่ ทุกคนกำลังคิดอะไรอยู่
- ถามในที่ประชุมว่ามีข้อสงสัยใดหรือต้องการให้ชี้แจงสิ่งใดให้ชัดเจนขึ้นหรือไม่
- ถามในที่ประชุมว่า เราเองมองข้ามบางประเด็นที่สำคัญหรือสับสนข้อมูลหรือไม่
- ที่ประชุมดำเนินออกนอกประเด็นหรือย้อนกลับไปประเด็นเดิม
- ชี้ให้เห็นแต่ละวาระบนกระดานหรือแผ่นพลิก (Flip Chart) เพื่อให้ทุกคนพิจารณาไปตามวาระเดียวกันไม่ออกนอกประเด็น
- ขีดเส้นหรือทำเครื่องหมายตรงหน้าหัวข้อวาระบนกระดานหรือแผ่นพลิกที่พิจารณาเรียบร้อยแล้ว เป็นเครื่องหมายแสดงให้เห็นว่าวาระนี้จบแล้วกำลังจะพูดถึงวาระต่อไป เพื่อที่ทุกคนจะได้ไม่ย้อนกลับไปประเด็นเก่า
- ถามในสิ่งที่เขากำลังวิตกกังวลอยู่ หากในกรณีที่สมาชิกบางคนย้อนกลับไปประเด็นเดิม เนื่องจากเขายังมีข้อกังวลหรือสงสัยในประเด็นนั้น ให้ถามและตอบข้อสงสัยที่เขากำลังกังวลหรือสงสัยให้ชัดแจ้ง
- สมาชิกคนใดคนหนึ่งหัวเราะดูถูกความคิดผู้อื่นในที่ประชุม
- ถามความคิดเห็น/ข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์ต่อกลุ่ม พยายามกระตุ้นให้ที่ประชุมให้เป็นไปในทางสร้างสรรค์ทางบวก
- ขอให้สมาชิกในที่ประชุมฟังทุกความคิดก่อนอย่าเพิ่งด่วนตัดสินว่าความคิดนี้ดีหรือแย่
- แจ้งในที่ประชุมว่า จะมีช่วงเวลาให้พิจารณา ณ ตอนนี้ขอให้ทุกคนฟัง อย่าเพิ่งซักค้านหรือหัวเราะเยาะความคิดของผู้ใดผู้หนึ่ง
- จัดการกับคำพูดของผู้ที่ดูถูกผู้อื่น เช่น หากมีคนพูดว่า "ความคิดนี้ คิดออกมาได้อย่างไร เป็นความคิดที่โง่มาก" หรือมีกริยาทำนองเชิงปฏิเสธ คุณควรจัดการ โดยกล่าวว่า ขอให้ทุกคนฟังก่อน ทุกความคิดล้วนสำคัญสำหรับการประชุมในครั้งนี้ หากคุณเผชิญกริยาที่ต่อต้านมากๆ ขอให้คุณตัดสินพักการประชุมก่อน และหาทางคุยกับบุคคลนั้นๆ เป็นการส่วนตัว เพื่อพูดจาทำความเข้าใจกับความคิดของเขา
- สมาชิกมีกริยาก่อกวนโดยอาจไม่แสดงออกทางคำพูด เช่น นั่งหน้าบึ้ง กอดอกนิ่ง ๆ ไม่พูดหรือแสดงความคิดสิ่งใดทั้งสิ้น
- ถามเขาตรง ๆ ว่า มีข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะอะไรไหม
- ในช่วงเวลาหยุดพักการประชุม ใช้เทคนิคการพูดคุยกับเขาว่า สิ่งที่เขาแสดงออกมีผลต่อบรรยากาศการประชุม และสอบถามว่าเขามีอะไรอยู่ในใจหรือไม่
- สมาชิกบางคนนั่งทำสิ่งอื่นอยู่ในระหว่างการประชุม เช่น นั่งขีดเขียนอย่างอื่นโดยไม่สนใจการประชุม
- พูดในที่ประชุมถึงข้อตกลงก่อนการเริ่มประชุม เพื่อขอความร่วมมือในการประชุม
- หากสมาชิกท่านนั้นยังไม่สนใจ ให้ใช้เทคนิคขอข้อเสนอแนะหรือความคิดจากเขา เพื่อให้เขามีส่วนร่วมในการประชุม ก็จะทำให้เขาหยุดเลิกกิจกรรมอื่น
- สอบถามถึงเหตุผลพฤติกรรมของเขาในช่วงหยุดพักการประชุม
- สมาชิกบางคนกระซิบกระซาบคุยกันเอง
- แจ้งกับสมาชิกที่กำลังคุยกันอยู่ ขอความร่วมมือว่าให้มีวงประชุมเดียว อย่าเพิ่งคุยประชุมแตกกลุ่ม หรือขอให้เขาเสนอข้อคิดเห็นต่อที่ประชุม หรือขอให้เขาคุยกันภายหลังเลิกประชุม หากเป็นเรื่องส่วนตัว
- สำหรับในกรณีที่เป็นการคุยกันเพื่อปรึกษากันก่อน เพื่อลงมติที่ประชุม เราสามารถปล่อยเวลาให้แต่ละคนปรึกษากันได้ในเวลาที่เหมาะสม ก่อนที่จะเรียกความสนใจให้ทุกคนกลับมาจุดเดียวกับการพิจารณาลงมติ
- คุยกับสมาชิกท่านนั้นเป็นการส่วนตัวในช่วงหยุดพักการประชุม
- สมาชิกบางคนพูดเสนอความคิดผูกขาดในที่ประชุม
- รีบขอบคุณเขาเมื่อมีช่องว่างและเรียกชื่อผู้อื่นให้พูดต่อ
- อาจใช้คำพูดเทคนิคว่า "ดูวันนี้คุณสิริพรพกพาความคิดข้อเสนอแนะมามากมาย พูดให้เราฟังเป็นเวลานาน จนเราเป็นห่วงว่าวันนี้คุณสิริพรกลับไปบ้าน จะเจ็บคอ จึงอยากขอให้ช่วงต่อไปนี้ให้คุณสิริพรถนอมเสียงไว้ก่อน" การใช้คำพูดควรคำนึงมิให้เขาเสียหน้า แต่เป็นการเตือนโดยทางอ้อมว่าเขาพูดเป็นเวลานานแล้ว พวกเราเป็นห่วงสุขภาพ
- สมาชิกบางคนพูดโจมตีสมาชิกคนอื่นในที่ประชุม
- สอบถามว่าเป็นปัญหาใด หากไม่เกี่ยวกับที่ประชุม ขอร้องให้เขาคุยจัดการหลังเลิกประชุม
- บันทึกประเด็นต่าง ๆ ที่เป็นข้อถกเถียงหรือโต้แย้งในที่ประชุมลงบนกระดานหรือแผ่นพลิก (Flip Chart)
- อาจใช้คำพูดเทคนิคอื่นๆ เตือนเขาทางอ้อม
- สมาชิกบางคนพูดสรุปคำพูดของผู้อื่นแทน สมาชิกบางคนที่คิดว่าตนเองเหนือกว่าผู้อื่น ในบางครั้งอาจมีพฤติกรรมชอบพูดแทรกและสรุปความคิดผู้อื่นแทน คิดว่าคนอื่นที่พูดออกมาไม่รู้เรื่อง จึงชอบพูดขัดและสรุปความคิดแทนให้ เพื่อทำให้ดูว่าตนเสนอความคิดได้กระชับและดีกว่า
- ขอร้องให้เขาฟังผู้อื่นพูดเอง โดยอาจใช้คำพูดเตือนเขาทางอ้อมว่า ข้อสรุปของคุณฟังแล้วน่าสนใจครับ แต่ก่อนอื่นขอฟังความคิดคุณธีระที่อาจมีประเด็นอื่น ๆ ให้จบก่อนดีไหมครับ?
- ตรวจสอบว่าสิ่งที่สมาชิกท่านนั้นสรุปคำพูดของผู้อื่นแทนนั้นถูกต้องหรือไม่ โดยอาจพูดทวนซ้ำถามกับผู้ที่ถูกสรุปแทนว่าถูกต้องหรือไม่และมีประเด็นอื่น ๆ เสริมอีกหรือไม่?
- สมาชิกบางคนทำกริยาบางอย่างที่บอกเป็นนัยว่าฉันรู้ดีทั้งหมดแล้ว โดยเฉพาะสมาชิกที่เป็นผู้เชี่ยวชาญบางคนที่เข้าร่วมประชุมกับผู้อื่น อาจมีพฤติกรรมเช่นนี้ได้
- ขอให้เขาช่วยแบ่งปันถึงความเชี่ยวชาญของเขาให้ที่ประชุมฟัง
- คุยกับเขาเป็นการส่วนตัวว่าขอให้เขาอดทนฟังความคิดหรือข้อเสนอแนะของท่านอื่นในมุมต่าง ๆ บ้าง เพื่อให้เขาเปิดใจรับฟังผู้อื่นในแง่มุมที่ต่างออกไป จะได้มุมมองที่กว้างมากขึ้น
จากที่ได้กล่าวมาทั้งหมดทั้งในเรื่องบทบาทของผู้จัดการประชุมที่สามารถสวมได้หลายบทบาท และข้อแนะนำการดำเนินประชุม ซึ่งจะทำให้ที่ประชุมดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย อย่างไรก็ตามสิ่งที่จัดการยากที่สุดคือสถานการณ์และพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุมที่เราไม่สามารถคาดเดาได้ ในที่นี้ก็ได้เสนอเทคนิคการจัดการกับสถานการณ์ต่าง ๆ ที่มีอยู่ด้วยกัน 13 สถานการณ์ ซึ่งอาจเป็นตัวอย่างแนวทางให้ได้เรียนรู้จัดการเฉพาะหน้า สิ่งสำคัญเราในฐานะผู้ดำเนินการประชุมจะต้องใช้วาทศิลป์ให้เป็นประโยชน์ในการจัดการ โดยจะต้องให้เกียรติแก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ไม่ทำให้เขารู้สึกเสียหน้า พร้อมทั้งให้กำลังใจและคำชมด้วยความจริงใจทั้งสีหน้าและคำพูดเมื่อมีเขามีพฤติกรรมและให้ความร่วมมือ มีทัศนคติในแง่บวก สร้างสรรค์บรรยากาศในการประชุมให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ได้ตั้งไว้ ที่มา http://www.esiehr.com/sitecenter/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemid=91 | 
การบริหาร 
