การถ่ายโอนอำนาจการบริหารนิติบุคคลอาคารชุด

ชี้แนะผู้ประกอบการ “10 วิธีส่งไม้ต่อ”

                มีผู้ประกอบการโครงการอาคารชุด “จำนวนไม่น้อย” มักละเลย หรือไม่ให้ความสำคัญเกี่ยวกับการถ่ายโอนอำนาจการบริหารนิติบุคคลอาคารชุดจาก “มือผู้ประกอบการ” ไปยัง “คณะกรรมการควบคุมการจัดการ” ในฐานะผู้แทนเจ้าของร่วม หรือ “ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด” รายใหม่ซึ่งได้รับการแต่งตั้งโดยมติของที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วมต่อจากผู้ประกอบการหรือผู้แทนของผู้ประกอบการ ก่อให้เกิดปัญหา “ปวดเศียร” เวียนเกล้า หรือในบางครั้งอาจนำไปสู่การฟ้องคดีในศาลในอนาคต

                “การถ่ายโอนอำนาจการบริหาร” หรือการส่งไม้ต่อและรับไม้ต่อการบริหารนิติบุคคลอาคารชุด โดยปกติมักจะเกิดขึ้นภายหลังจากการจำหน่ายขายโอนกรรมสิทธิ์ห้องชุดให้บุคคลภายนอกจำนวนกว่า 90 หรือ 100 เปอร์เซ็นต์ หรือเป็นไปตาม “บทเฉพาะกาล” ตามกำหนดข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุดซึ่งได้รับการจดทะเบียนโดยพนักงานเจ้าหน้าที่ “กรมที่ดิน”

                อย่างไรก็ตาม นิติบุคคลอาคารชุดจำนวนอีกไม่น้อยไม่ได้ปฏิบัติตามหลักการที่ผมเรียนให้ทราบข้างต้น กลายเป็น “เชื้อไฟ” รอวันปะทุขึ้นเมื่อมีผู้ซื้อห้องชุดหรือเจ้าของร่วม “ทวงถามความชอบธรรม” จากผู้ประกอบการหรือผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด

                ร้อยละ 80 ของปัญหาข้างต้น เกิดจากผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด หรือ “นอมินี” ของผู้ประกอบการไม่เปิดเผยข้อมูลรายรับค่าส่วนกลาง ค่ากองทุนและรายจ่ายการบริหารนิติบุคคลอาคารชุดหรือต้องการผูกขาดอำนาจการบริหารนิติบุคคลอาคารชุด เพราะมีผลประโยชน์แอบแฝงบางเรื่องอยู่ภายในอาคารชุด หรืออาจไม่ประสงค์เปิดเผยข้อมูลบางเรื่องของโครงการให้เจ้าของร่วมภายในอาคารชุดรับทราบ เป็นต้น

                “เรื่องแปลกแต่จริง” พบว่าทุกวันนี้ นิติบุคคลอาคารชุดจำนวนหลายโครงการ “ไม่เคยจัดประชุมใหญ่เจ้าของร่วม” เป็นเวลากว่า 10 ปี ในขณะที่กฎหมายว่าด้วยอาคารชุด บัญญัติให้นิติบุคคลอาคารชุดจัดให้มีการประชุมใหญ่เจ้าของร่วมภายหลังจดทะเบียนนิติบุคคลอาคารชุดภายในระยะเวลา 6 เดือน และจัดให้มีการประชุมใหญ่เจ้าของร่วมปีละหนึ่งครั้ง “เป็นอย่างน้อย”

                แต่กฎหมายว่าด้วยอาคารชุดฉบับดังกล่าว “ขาดบทกำหนดโทษ” ต่อผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดกรณีเพิกเฉยหรือละเลยต่อการดำเนินการเรื่องดังกล่าว

                จึงเป็นสาเหตุหลักประการหนึ่งกลายเป็น “คดีความ” ระหว่างผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดกับเจ้าของร่วมจำนวนหนึ่งซึ่งต้องการจะปลดผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดออกจากตำแหน่งและแต่งตั้งบุคคลของตนไปนั่งในตำแหน่งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดแทน

                “ตัวอย่างปัญหา” ข้างต้นเกิดขึ้นจากการถ่ายโอนอำนาจการบริหารนิติบุคคลอาคารชุด “ไม่ถูกต้อง” หรือไม่ประสงค์จะถ่ายโอนอำนาจการบริหารไปยังเจ้าของร่วมกลายเป็นข้อพิพาทระหว่างผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดกับเจ้าของร่วมในที่สุด

                10 ยุทธวิธีการถ่ายโอนอำนาจการบริหารนิติบุคคลอาคารชุดหรือการส่งไม้ต่อ เพื่อเตรียมการส่งมอบงานบริหารนิติบุคคลอาคารชุดไปถึงมือ “เจ้าของร่วมรายย่อย” ให้เกิดประโยชน์มี  ประสิทธิภาพ และไม่ก่อให้เกิดปัญหาหรือความเสียหายต่อ “ผู้ประกอบการ” และ “เจ้าของร่วมรายย่อย” มีรายละเอียด ดังนี้

                1.  สำรวจตรวจสอบและจัดเตรียมเอกสารหลักฐานสำคัญไว้ให้พร้อม

                ผู้ประกอบการควรเริ่มต้นจากการสำรวจตรวจสอบเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ไว้ให้พร้อม อาทิ หนังสือสำคัญของนิติบุคคลอาคารชุด (สำเนา) หนังสือกรรมสิทธิ์ห้องชุด (อ.ช.2) ข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุด รายการจดทะเบียนเปลี่ยนแปลง (อ.ช.12) หนังสือสัญญาขายห้องชุด (อ.ช.16) ทะเบียนรายชื่อเจ้าของร่วม “รายย่อย” และ “ผู้ประกอบการ” พร้อมที่อยู่และโทรศัพท์ติดต่อ ฯลฯ เป็นต้น

                เอกสารหลักฐานข้างต้นเป็นทรัพย์สินของนิติบุคคลอาคารชุด ผู้จัดการหรือผู้ประกอบการมีหน้าที่จัดเก็บและดูแลรักษาไว้ให้ครบถ้วนและถูกต้อง

                เมื่อนิติบุคคลอาคารชุดขอรับเอกสารหลักฐานข้างต้นคืน  ผู้ประกอบการมีหน้าที่ส่งคืนเจ้าของร่วมหรือนิติบุคคลอาคารชุด

                2.  ค่าส่วนกลาง ค่ากองทุนหรือรายรับประเภทอื่น ๆ (ถ้ามี) รวมทั้งบัญชีรายจ่ายการบริหารนิติบุคคล  อาคารชุด

                เมื่อคราวผู้ประกอบการจดทะเบียนโอนกรรมสิทธิ์ห้องชุดให้กับผู้ซื้อ   นิติบุคคลอาคารชุดจะเรียกเก็บ “ค่าส่วนกลาง” ล่วงหน้าตามข้อกำหนดของข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุดพร้อม “ค่ากองทุน” หรืออาจมีรายรับประเภทอื่น ๆ กับผู้ซื้อห้องชุดทุกราย

                ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด หรือผู้ประกอบการมีหน้าที่จัดเตรียมข้อมูลบัญชีรายรับและรายจ่ายจากการบริหารนิติบุคคลอาคารชุดให้เจ้าของร่วมรับทราบ

                ผู้ประกอบการ “บางราย” สวมหมวกใบเดียวกันกับ “ผู้จัดการ” ไม่ได้นำรายรับของเจ้าของร่วมไปใช้จ่ายในการบริหารนิติบุคคลอาคารชุด “มีให้เห็นพอสมควร” ถึงคราวถ่ายโอนอำนาจ “ผู้ประกอบการ” ก็ตกลงคืนรายรับข้างต้นให้กับเจ้าของร่วมและนิติบุคคลอาคารชุดพร้อม “ดอกเบี้ย” ซึ่งเกิดจากการนำเงินจำนวนดังกล่าวไปฝากไว้กับสถาบันการเงิน

                ผู้ประกอบการควรแสดงเจตน์จำนงให้เจ้าของร่วมและนิติบุคคลอาคารชุดรับทราบเกี่ยวกับรายรับค่าส่วนกลางค่ากองทุนหรือรายรับประเภทอื่น ๆ (ถ้ามี) กับห้องชุดซึ่งยังไม่สามารถจดทะเบียนโอนกรรมสิทธิ์ให้บุคคลภายนอกให้เจ้าของร่วมและนิติบุคคลอาคารชุดทราบด้วยเช่นเดียวกัน

3.       จัดเตรียมสรุปจำนวน “ใบปลอดหนี้” ที่ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดอนุมัติทั้งหมด

                เรื่องข้างต้นพัวพันอยู่กับ “เงิน ๆ ทอง ๆ” ของทั้งผู้ประกอบการและเจ้าของร่วมรายย่อย

                ผู้ประกอบการหรือผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดควรจัดเตรียมสรุปรายงานและจำนวนการอนุมัติ “ใบปลอดหนี้” ตั้งแต่วันจดทะเบียนนิติบุคคลอาคารชุดเป็นต้นมาจนถึงวันถ่ายโอนอำนาจให้ครบถ้วน ถูกต้อง

                “จำไว้ให้แม่น” ใบปลอดหนี้ทุกฉบับ ทุกใบ สามารถตรวจสอบ “รายรับ” ได้ทุกประเภท

                คู่สัญญาให้บริการนิติบุคคลอาคารชุดมีหลายเรื่อง อาทิ งานรักษาความปลอดภัย ความสะอาด การบำรุงรักษาลิฟท์หรือสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ภายในอาคารชุด ประกันภัยทรัพย์ส่วนกลาง การบริหารอาคาร ฯลฯ เป็นต้น

                ผู้จัดการหรือผู้ประกอบการควรสรุปรายละเอียดเกี่ยวกับอัตราค่าจ้าง ระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดสัญญาแต่ละประเภทให้เจ้าของร่วมและนิติบุคคลอาคารชุดรับทราบ

                5.  จัดเตรียมเอกสารหลักฐานด้านระบบวิศวกรรมภายในอาคารชุด

                เอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้อง อาทิ คู่มือการใช้ทรัพย์สิน  รายละเอียดแบบพิมพ์เขียวงานระบบวิศวกรรม รายงานการตรวจเช็คบำรุงรักษาทรัพย์สิน สต็อคสินค้าและอะไหล่ SUPPLIERS LIST ใบรับประกันคุณภาพสินค้า เป็นต้น

                6.  จัดประชุมภายในร่วมกับฝ่ายบริหารทรัพย์สินเพื่อกำหนดและแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบตลอดจนแผนงานการประชุมใหญ่เจ้าของร่วม

                การกำหนดตัวบุคคลเพื่อทำหน้าที่ส่งมอบงานบริหารอาคารให้กับเจ้าของร่วมและนิติบุคคลอาคารชุดควรวางแผนเรื่องดังกล่าวไว้ให้พร้อมแต่เนิ่น ๆ

                ในขณะที่ผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดควรจัดเตรียมแผนงานการประชุมใหญ่เจ้าของร่วม “สมัยสามัญ” โดยมีระเบียบวาระการประชุม(สำคัญ ๆ) ได้แก่ การแถลงผลงานการขอสัตยาบันรับรองนิติกรรมและสัญญา การเลือกตั้ง “คณะกรรมการ” การแต่งตั้ง “ผู้จัดการ” และการจัดทำงบประมาณรายรับและรายจ่าย “รายปีล่วงหน้า” เป็นต้น

                7.  จัดส่งหนังสือเชิญประชุมใหญ่เจ้าของร่วมพร้อมรณรงค์ประชาสัมพันธ์ให้เจ้าของร่วมทราบ  และให้ความสำคัญกับการประชุมใหญ่เจ้าของร่วม

                ด้วยความจำเป็นที่จะให้การประชุมใหญ่เจ้าของร่วมเป็น “องค์ประชุม” ตามข้อบังคับและกฎหมายว่าด้วยอาคารชุด ผู้จัดการหรือผู้ประกอบการควรเน้นการรณรงค์และประชาสัมพันธ์ให้เจ้าของร่วมทราบเกี่ยวกับ ความสำคัญของการประชุมใหญ่เจ้าของร่วมที่จะกำหนดจัดให้มีขึ้นตามนัดหมาย

8.       การออกเสียงลงคะแนนในที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม

ผู้ประกอบการโครงการควรวางตัวเป็น “กลาง” งดออกเสียงในระเบียบวาระซึ่งเกี่ยวข้องกับผลประโยชน์

ของผู้ประกอบการ เพื่อป้องกันการครหา ติฉินนินทา เว้นแต่ผู้ประกอบการยังมีจำนวนห้องชุด (คงเหลือ) ซึ่งรอการจำหน่ายให้บุคคลภายนอกจำนวนมาก อาจเสนอตนเข้าร่วมทำหน้าที่ “คณะกรรมการควบคุมการจัดการ” เพื่อพิจารณาอนุมัติการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของนิติบุคคลอาคารชุด

9.       จดทะเบียนแปลงรายชื่อผู้จัดการ (รายใหม่) ให้เรียบร้อยและถูกต้องกับพนักงานเจ้าหน้าที่ “กรมที่ดิน”

                ภายหลังเสร็จสิ้นการประชุมใหญ่เจ้าของร่วม ที่ประชุมจะแต่งตั้ง “ผู้จัดการ” รายใหม่เข้ารับหน้าที่ต่อจาก “ผู้จัดการ” รายเดิม ผู้จัดการ (รายใหม่) มีหน้าที่ยื่นคำขอจดทะเบียนเปลี่ยนแปลงผู้จัดการกับพนักงานเจ้าหน้าที่ “กรมที่ดิน” ให้เรียบร้อยและถูกต้อง

                10. นัดส่งมอบงานบริหารอาคารตามแผนงานที่กำหนดไว้ตลอดจนประชาสัมพันธ์เรื่องดังกล่าวให้เจ้าของร่วมรับทราบ

                ภายหลังการส่งมอบและรับมอบงานระหว่างผู้จัดการ (รายเดิม) หรือผู้ประกอบการกับผู้จัดการ (รายใหม่) เสร็จสิ้นนอกจากการประกาศเรื่องดังกล่าวให้เจ้าของร่วมทุกรายภายในอาคารชุด “รับทราบ” แล้ว เห็นควรให้ผู้ประกอบการออกหรือจัดทำ “จดหมายขอบคุณ”เจ้าของร่วมซึ่งเป็นลูกค้าของท่านได้รับทราบด้วยจะเกิดประโยชน์ยิ่ง